У кожному дошкільному навчальному закладі затверджують перелік документів, які зобов’язаний формувати і зберігати той чи той працівник.
У процесі освітньої діяльності кожен працівник дошкільного закладу створює документи, які дають йому змогу: організовувати роботу з кадрами фіксувати виконання своїх посадових обов’язків підбивати підсумки, звітувати планувати діяльність готуватися до занять тощо. З-поміж багатьох документів вирізняють частину обов’язкових. Під час документування і керівник закладу, який є відповідальним за організацію діловодства, і його працівники зобов’язані дотримуватися вимог Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059.
Обов’язкові документи Саме пунктом 1.4
Примірної інструкції затверджено перелік обов’язкових документів за такими посадами, як:- завідувач дошкільного закладу;
- вихователь-методист;
- вихователь;
- інструктор з фізкультури;
- керівник музичний;
- керівник гуртка;
- вчитель-дефектолог;
- вчитель-логопед;
- практичний психолог;
- соціальний педагог;
- сестра медична;
Перелік обов’язкових документів, за формування та зберігання яких відповідають працівники дошкільного навчального закладу
Завідувач дошкільного навчального закладу:- Ліцензія на право ведення закладом діяльності з надання освітніх послуг (стосується лише закладів приватної форми власності);
- Свідоцтво про державну атестацію дошкільного навчального закладу та матеріали державної атестації;
- Статут дошкільного навчального закладу;
- Книги реєстрації наказів з основної діяльності та кадрових питань;
- Накази;
- Річний план роботи дошкільного навчального закладу на навчальний рік та оздоровчий період;
- Книга протоколів засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу;
- Книга обліку особового складу працівників;
- Особові справи працівників дошкільного навчального закладу;
- Трудові книжки працівників;
- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
- Журнали реєстрації вхідних та створених закладом документів;
- Матеріали щодо проведення атестації педагогічних та інших працівників дошкільного навчального закладу, як-от: – заяви – списки працівників, які атестуються – характеристики працівників – графік роботи атестаційної комісії – протоколи засідань атестаційної комісії;
- Копії документів статистичної звітності;
- Графіки роботи працівників дошкільного навчального закладу;
- Правила внутрішнього розпорядку дошкільного навчального закладу;
- Посадові (робочі) інструкції працівників дошкільного навчального закладу;
- Журнал прибуття (вибуття) дітей у дошкільному навчальному закладі;
- Книга прийому та передачі справ при зміні керівника дошкільного навчального закладу;
- Протоколи: – загальних зборів працівників дошкільного навчального закладу – виробничих нарад – батьківських зборів – засідань батьківських комітетів;
- Матеріали щорічного звітування керівника дошкільного навчального закладу;
- Контрольно-візитаційна книга дошкільного навчального закладу;
- Журнал (табель) обліку робочого часу працівників;
- Журнал виходу працівників на роботу;
Вихователь-методист: - План роботи;
- Перспективний план підвищення кваліфікації та проведення атестації педагогічних працівників;
- Картотека: – матеріалів, обладнання – публікацій періодичних фахових видань – психолого-педагогічної, методичної літератури – передового педагогічного досвіду методичного кабінету дошкільного навчального закладу;
- Довідки, доповідні записки про стан освітньої роботи та заходи щодо її вдосконалення;
- Матеріали різних форм методичної роботи з педагогічними кадрами;
- Книги обліку (посібників, ігрового, дидактичного обладнання тощо;
- Матеріали засідань педагогічної ради дошкільного навчального закладу;
Вихователь:
- План роботи;
- Журнал обліку щоденного відвідування групи дітьми;
- Книга відомостей про дітей та їхніх батьків;
- Листок здоров’я дітей;
- Картотека: – дидактичних ігор – методичних розробок (конспекти різних видів роботи тощо);
Інструктор з фізкультури:- План роботи;
- Листок здоров’я дітей;
- Картотека: – методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії спортивних заходів тощо) – рухливих ігор;
- Графік роботи фізкультурного залу, затверджений керівником дошкільного навчального закладу;
- План проведення масових заходів, дійств фізкультурно-оздоровчого циклу;
Керівник музичний:- План роботи;
- План проведення масових заходів, дійств музично-естетичного циклу;
- Картотека: – методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії музичних свят тощо) – музично-дидактичних ігор;
- Графік роботи музичної зали, затверджений керівником дошкільного навчального закладу;
Керівник гуртка:- План роботи;
- Програма, за якою працює гурток;
- Графік роботи, розклад занять, список дітей, затверджені керівником дошкільного навчального закладу;
- Картотека: – дидактичних ігор – методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми тощо);
Вчитель-дефектолог, вчитель-логопед:- План роботи;
- Книга обліку дітей із зазначенням діагнозу;
- Картка мовленнєвого розвитку кожної дитини;
- Індивідуальна картка розвитку дитини;
- Книга аналізу результативності корекційної роботи з дітьми;
- Витяги з протоколів психолого-медико-педагогічної консультації на кожну дитину;
- Книга взаємодії між вчителем-дефектологом, вчителем-логопедом і вихователями груп;
- Графік роботи кабінету, затверджений керівником дошкільного навчального закладу;
- Картотека: – дидактичних ігор – методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми тощо);
Практичний психолог (соціальний педагог):
- Плани роботи на рік (місяць);
- Форми статистичної звітності встановленого зразка;
- Індивідуальні картки психолого-педагогічного діагностування дітей дошкільного навчального закладу;
- Журнал індивідуальних консультацій;
- Протоколи корекційно-відновлювальної та розвивальної роботи з дітьми;
- Матеріали психолого-педагогічних консиліумів, семінарів, тренінгів, тексти (ключі) тестових методик, опитувальники, анкети, бланки відповідей тощо;
- Графік роботи, затверджений керівником дошкільного навчального закладу;
Сестра медична:- Медична карта дитини (ф. 026/о);
- Контрольна карта диспансерного нагляду (ф. 030/о);
- Індивідуальні карти імунізації дітей (ф. 063-1/о);
- Журнал обліку профілактичних щеплень;
- Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння, незвичайну реакцію на щеплення;
- Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. 060/о);
- Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання;
- Матеріали медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей;
- Табель відвідування дітьми дошкільного навчального закладу.